La pandemia aún no ha terminado, por esa razón muchas empresas han optado por implementar oficinas virtuales junto con su equipo de trabajo. Así que para que tu equipo siga desempeñándose de la mejor manera es importante saber cómo funciona una oficina virtual y con este artículo puedes descubrirlo.

¿Qué son las oficinas virtuales?

Son aquellas oficinas que no dependen de un lugar físico para poder operar, ya que, gracias a los medios electrónicos con los que contamos actualmente como, los teléfonos inteligentes, computadoras y tablets se pueden desempeñar las funciones de una organización sin inconveniente alguno.

Las oficinas virtuales se establecen en el lugar que el usuario prefiera, por ejemplo, su hogar. Dentro de ella se realizan las actividades de una oficina convencional.

De hecho, se ha sabido a través de los años que grandes empresas han comenzado desde su casa, adaptando el espacio adecuadamente para trabajar y ahora son reconocidas a nivel mundial, seguramente se valieron de los recursos que componen a una oficina virtual, sin siquiera saber que ese término se iría adoptando después.

Importancia de las oficinas virtuales

Una oficina virtual cobra aún más importancia, cuando la empresa en cuestión va iniciando sus operaciones, ya que, así no tiene que preocuparse por sufragar gastos de una oficina física, recordemos que el valor de las rentas de oficinas físicas pueden llegar a ser muy costosas.

Desde el inicio de la pandemia, las oficinas virtuales empezaron a ser más relevantes para no tener la necesidad de trasladarse a otros sitios sin tener que romper con las normas de distanciamiento social y las medidas de seguridad. Conozcamos qué beneficios nos otorgan este tipo de oficinas.

Beneficios y ventajas de las oficinas virtuales

Domicilio fiscal

Algo que logra impactar a cualquier cliente, es la dirección de tu negocio y el contratar una oficina virtual tendrás una dirección que proyecte prestigio debido a su ubicación privilegiada, por ejemplo en City Office estamos ubicados en zonas exclusivas de la Ciudad de México como el World Trade Center. También en este domicilio podrás recibir paquetes, o incluso citar a tus clientes.

Flexibilidad

Puedes desplazarte al lugar que prefieras, por ejemplo, si decides salir de viaje puedes llevar la oficina virtual contigo.

Asistentes virtuales

Usar una oficina virtual hace posible contar con el apoyo de una persona encargada de recibir llamadas a tu nombre y comunicar algún mensaje de un cliente.

Imagen profesional

Cuando tengas que llevar a cabo una reunión con clientes, puedes impresionarlos con la calidad de tu entorno de trabajo. Ahora ya que conocemos los beneficios, veamos cómo funciona una oficina virtual.

Funcionamiento de una oficina virtual

Aunque existen diferentes variantes de oficina virtual y dependerá de los servicios que contrates, a modo general funcionará como si tuvieras una oficina propia, pero pudiendo trabajar desde el lugar que sea de tu preferencia. Tendrás a tu disposición todo lo necesario para proporcionar una adecuada atención a tu cliente y lo mejor de todo es que no tendrás que pagar los mismos costos de una oficina física.

Se trata de un espacio dentro de la red donde puedes acceder para utilizar distintas aplicaciones, software y ver toda la información que involucra a tu empresa. Una oficina virtual provee de todo lo necesario para trabajar y realizar todas las actividades que necesite tu empresa sin tener que trabajar en un lugar específico.

Puedes estar constantemente recibiendo y enviando información, resolviendo los problemas que se presenten, independientemente del tamaño o tipo de negocio, desarrollando el trabajo como si te encontraras en una oficina física y lograrás incrementar la productividad al menor costo posible.

En City Office somos especialistas en oficinas virtuales en Insurgentes Sur de la CDMX (el 99% de nuestros clientes, son virtuales). En estos 10 años de estar operando hemos descubierto que las necesidades y dinámica de los clientes virtuales son muy diferentes a los clientes de oficinas amuebladas, por lo que se tienen que hacer ajustes muy importantes para poder gestionarlas exitosamente.

Si tienes dudas y desconoce cuál es la mejor opción para tu empresa, puedes solicitar asesoría para elegir el plan que más se adapte a tus necesidades. Nuestros planes van desde $990 pesos hasta $1950 pesos más IVA.

Algunos de los servicios que incluyen nuestras oficinas virtuales son:

• Domicilio comercial en el World Trade Center CDMX.
• Atención y recepción de documentos y paquetería.
• Atención personalizada a visitantes.
• Asignación de número telefónico privado con contestación telefónica personalizada.
• Operación de llamadas con base a sus instrucciones específicas.
• Toma de mensaje y envío por correo electrónico y Whatsapp.
• Buzón de voz personalizado, con consulta las 24 hrs/365 días.
• Determinado Número de usuarios con acceso al servicio

Descubre todo lo que una oficina virtual puede hacer por tu empresa ¡Comunícate con nosotros y empieza a ahorrar gastos desde ahora!

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