Cuando decides emprender un negocio o poner tu propia empresa, es probable que necesites un espacio físico para realizarlo, pero también hay la posibilidad de que puedas liderar, planificar y ejecutar a través de una oficina virtual.

Este tipo de negocios, además de ofrecer un beneficio en reducción de costos, brinda muchas alternativas, como la oportunidad de buscar espacios que se adapten a tu forma y tiempo de trabajo para mayor comodidad, rentabilidad e incluso productividad.

Para estos casos de negocios independientes, pensar en hacer uso del servicio de oficinas virtuales es una opción muy útil y conveniente, ya que puedes tener acceso a un domicilio comercial o fiscal, salas de junta, salas de capacitación, servicios de internet para reuniones de negocio, etc.

Pero, ¿cómo seleccionar la mejor opción de oficina virtual?

Para elegir una oficina virtual te sugerimos que tomes en cuenta las siguientes consideraciones, lo cual te permitirá sacar mayor provecho y por lo tanto impulsar tu negocio, tener más ganancias y crecer tu proyecto personal.

Sede

Sin duda la ubicación donde elijas contar con servicios de oficinas virtuales es una de las consideraciones más importantes que debes tomar en cuenta. Para ello medita cuál sería un lugar adecuado para tus oficinas virtuales en caso de que tengas que trasladarte hacia ellas, ya que elegir un espacio que esté muy retirado del lugar donde normalmente trabajas puede complicar tu llegada y generar retrasos en tus reuniones.

De la misma forma, piensa en tus clientes, proveedores, o las personas con las que será necesario concretar reuniones en salas de junta o salas de capacitación. Tú mejor que nadie tiene conocimiento sobre las personas con las que tendrás que relacionarte, medita cuál es la zona más adecuada para contar con una oficina virtual, de acuerdo al tipo de negocio y en dónde generarías mayor confianza.

Por lo anterior, cuando elijas servicios de oficinas virtuales, ten en cuenta que si solo vas a contar con una dirección comercial o fiscal, sea adecuada para que generes seguridad en las personas con las que tendrás relación laboral y si realizarás juntas de trabajo, reuniones internas o harás uso de salas de capacitación, será mejor que sea un lugar de fácil acceso en auto y mejor aún con estacionamiento, o con diferentes opciones para llegar a través de transporte público.

Así, aunque las oficinas virtuales y salas de capacitación solo sean espacios que usarás cuando sea necesario, llegar hasta ahí no causará mayor problema para ti o tus clientes. Además de darle una mejor imagen a tu empresa o negocio, lo que generará mayor credibilidad, confianza y desarrollo.

Herramientas de trabajo

Aunque no estés usualmente haciendo uso de los servicios de una oficina virtual, en el momento en el que realices una junta o utilices las salas de capacitación necesitarás herramientas básicas para poder realizar una reunión adecuada, fluida y exitosa.

Al elegir los servicios de una oficina virtual considera tener lo necesario para tus reuniones. Si normalmente requieres de un pizarrón o rota folio para que el expositor pueda escribir y papelería básica para los participantes, asegúrate que las oficinas virtuales puedan proporcionarte estos elementos, para que puedas realizar tu exposición sin contratiempos.

Si comúnmente utilizas proyector o pantalla para tus presentaciones, cerciórate de que las oficinas virtuales cuenten con él, así como los cables necesarios para exhibir el tema a tratar, de lo contrario será necesario que tú los lleves.

Algo que ya no puede faltar en los servicios de oficinas virtuales es la conexión a internet. Para ti y para los participantes de la reunión, tener acceso a internet será casi indispensable para revisar algunos datos o consultar cierto tema. Respecto a este servicio, lo mejor es que las oficinas virtuales cuenten con varias redes, ya que así aseguran un mejor servicio a prueba de fallas.

Costos

Elige una oficina virtual que se adapte a tu presupuesto y que creas que generará mayor rentabilidad. Si bien requieres de un espacio adecuado, formal y físicamente estético, también es necesario considerar los costos, para que el uso de oficinas virtuales signifique mayor apoyo a tu negocio y disminución de gastos, ahorro que puedes invertir en algo más específico.

Empatía

Si dentro de los servicios de oficinas virtuales requieres de recepción de llamadas, corrobora que, si las llamadas son recibidas por una persona y no una contestadora, el trato sea agradable, siempre respetuoso y amable. El primer contacto con tu empresa será muchas veces por teléfono, lo que hace que la empatía que se produzca en la primera llamada sea un elemento importante para generar interés o apatía por parte de la persona que busca el contacto.

Aunque no necesites del servicio de recepción de llamadas, es muy probable que en tus reuniones laborales el servicio de oficinas virtuales incluya la atención en recepción, lo cual genera una mayor sensación de bienvenida para los participantes.

Estos son algunos de los puntos que es importante considerar antes de acceder a los servicios de una oficina virtual. Elige lo más conveniente para tu negocio o empresa y potencializa cada uno de tus proyectos.