La pandemia por Covid-19 no sólo ha causado estragos en el sector salud, también ha tenido un fuerte impacto a nivel social y económico, hecho que nos obliga a adaptarnos a la “nueva normalidad” en la que acudir a las oficinas de trabajo no es algo totalmente recomendado. Ante ello venimos a hablar acerca de qué son las oficinas virtuales.

Dentro de las medidas básicas para evitar la propagación de la enfermedad, el confinamiento ha sido la más destacada y esto ha llevado a muchas empresas a replantear su forma de trabajar, poniendo el home office como la vía más adecuada para seguir laborando desde casa y no poner en riesgo la salud de las personas.

Por ello, las oficinas virtuales se han convertido en una estrategia viable para enfrentar la crisis y evolucionar a las nuevas exigencias del mercado.

¿Qué es una oficina virtual?

Así como su nombre lo indica, las oficinas virtuales son aquellas que no se encuentran dentro de un espacio físico. Son una herramienta que a inicios del siglo XXI comenzó como un servicio para médicos, psicólogos, arquitectos y algunos otros profesionistas que trabajaban de manera freelance.

No sólo son funcionales para esa modalidad de trabajo. Hoy en día las oficinas virtuales, han demostrado ser una opción rentable para pequeñas, medianas y grandes empresas debido a que a través de una plataforma digital pueden disponer de este espacio virtual para llevar a cabo sus múltiples actividades.

Son una innovadora solución tecnológica que llegó para quedarse y brindar una serie de servicios y beneficios diseñados para renovar la forma de trabajar sin perder la esencia de las oficinas tradicionales.

¿Qué servicios incluye una oficina virtual?

Existe una gran variedad de modelos de oficinas virtuales y con ello, nos referimos a algo más allá del diseño; ya que la mayoría contempla un servicio integral que cada empresa puede contratar de acuerdo a sus necesidades.

Algunos de los servicios que incluye la contratación de una oficina virtual son:

• Dirección fiscal
• Línea telefónica
• Uso de plataforma e internet
• Acceso a espacios para reuniones
• Asesores telefónicos o contestadores

¿Cómo funcionan las oficinas virtuales?

Como lo mencionamos arriba, las oficinas virtuales son un modelo de negocio que ha ganado más terreno en los últimos años dadas las circunstancias mundiales y la digitalización que es cada vez más necesaria para mantenerse en competencia y llegar a más clientes.

Desde una plataforma es posible mantener el control administrativo y operativo para desarrollar las estrategias y actividades empresariales desde cualquier lugar y en cualquier momento siempre y cuando se disponga de una conexión a internet.

Lo que nos habla de una nueva forma de vida laboral donde la tecnología contribuye a reducir los costos de operación y a satisfacer las necesidades de las empresas y los empleados con espacios dinámicos y flexibles que incrementen la productividad y la efectividad.

Ventajas y desventajas de las oficinas virtuales

Como ya lo hemos mencionado, las oficinas virtuales comparten ciertas similitudes con las tradicionales y hoy en día, se han convertido en una buena alternativa para desempeñar labores empresariales de una forma remota.

Aunque es verdad que son innovadoras, no podemos decir que son la opción perfecta para todas las empresas, ya que para algunas este modelo de oficinas no les sea funcional y como todo lado positivo, las oficinas virtuales también también tienen una contraparte.

Ventajas

Menor costo de inversión

Para montar una oficina tradicional se requiere una considerable inversión ya que se debe contar con espacio y mobiliario adecuado para que los empleados puedan desarrollar sus labores de manera óptima. Pero, con las oficinas virtuales es posible ahorrarse ese gasto al no requerir tales elementos.

Incluso son perfectas para las empresas que apenas están comenzando y dada la situación mundial, no quieren arriesgar ese capital y también son una excelente opción para los negocios en expansión geográfica.

Gastos fijos a la baja

Las oficinas virtuales no sólo representan un ahorro en el pago de un espacio, sino también en los servicios asociados como la luz, el internet, la limpieza o algún otro del que se pueda disponer. En un modelo de oficina como este sólo pagas por lo que realmente vas a usar.

Trabajo remoto

Ahora con la “nueva normalidad” el home office se ha vuelto una tendencia entre las empresas, algunas lo están aplicando de manera temporal y para otras ya será su forma permanente de trabajo y con estas oficinas, será como ir a trabajar, pero desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Mejor imagen corporativa

El coworking es una forma de trabajo que también está en voga y funciona tanto de manera física como virtual y por lo general estas oficinas se encuentran ubicadas en colonias destacadas de la ciudad, lo que le brinda un prestigio a la empresa que contrata y además proyecta una mejor imagen corporativa gracias al diseño de las oficinas.

Desventajas

Dependencia del internet en todo momento

El principal recurso de las oficinas virtuales es la conexión a internet, la herramienta que permite realizar un sinfín de operaciones, como el mantener la comunicación entre empleados, clientes y socios, elaborar y proyectar presentaciones, etc. Por lo tanto, hay una mayor dependencia de él.

Dificultosa comunicación y coordinación

La pandemia a todos nos tomó por sorpresa y el trabajar desde casa para algunos, sigue siendo un gran desafío, ya que esto ha implicado entrar de lleno al mundo digital. Es decir, usar aplicaciones y herramientas a través de las cuales se puedan mantener en comunicación con su equipo de trabajo y desarrollar sus actividades.

Sin embargo, hacer home office precisa de un buen manejo de la tecnología, organización, compromiso, responsabilidad y orientación a los resultados. De lo contrario, el trabajo y la persona se ven afectados.

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